{"id":374,"date":"2023-01-20T16:08:00","date_gmt":"2023-01-20T15:08:00","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=374"},"modified":"2024-10-24T17:13:18","modified_gmt":"2024-10-24T15:13:18","slug":"modele-note-de-frais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sandbox.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/","title":{"rendered":"Mod\u00e8le de note de frais \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger"},"content":{"rendered":"\n<p>Entre le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 traiter leurs notes de frais, un calcul erron\u00e9 de la TVA, une erreur de justificatif\u2026 Les mauvaises d\u00e9clarations de notes de frais font perdre du temps \u00e0 tous les collaborateurs, managers et au service comptabilit\u00e9. Il est pourtant impossible d\u2019\u00e9chapper \u00e0 la d\u00e9claration des notes de frais et \u00e0 la v\u00e9racit\u00e9 de celle-ci. <strong>Bien choisir un <a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\">mod\u00e8le de note de frais<\/a><\/strong> s\u2019av\u00e8re donc primordial.<\/p>\n\n\n\n<p>T\u00e2che fastidieuse et chronophage, l\u2019\u00e9laboration d\u2019une <a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/blog\/note-de-frais-le-guide-complet\/\">note de frais<\/a> par un salari\u00e9 lui prend au moins une heure par mois. Pour r\u00e9duire ce temps et gagner en efficacit\u00e9 \u2013 et pour un <strong>remboursement rapide des notes de frais<\/strong> &#8211; partagez ce mod\u00e8le de note de frais gratuit \u00e0 vos collaborateurs. La team N2F met \u00e0 votre disposition un <a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\">mod\u00e8le de note de frais gratuit sur Excel<\/a> (format XLS) et pr\u00eat \u00e0 l\u2019emploi.<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Sommaire : <\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-vertical is-layout-flex wp-container-core-group-is-layout-8cf370e7 wp-block-group-is-layout-flex\">\n<p><a href=\"#modele\">1\/ Mod\u00e8le de note de frais : quel int\u00e9r\u00eat ?<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#obligations\">2\/ Remboursement des notes de frais : quelles sont les obligations ? <\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#depensesparticulieres\">3\/ Notes de frais et d\u00e9penses particuli\u00e8res<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#modeleexcel\">4\/ Notes de frais : le mod\u00e8le Excel<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"#digitaliserndf\">5\/ Pourquoi digitaliser ses notes de frais ?<\/a><\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n<\/div>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"modele\">Mod\u00e8le de note de frais&nbsp;: quel int\u00e9r\u00eat&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>Un mod\u00e8le de notes de frais permet d\u2019homog\u00e9n\u00e9iser la cr\u00e9ation et la gestion de vos documents et donc, d\u2019\u00e9viter au maximum les erreurs comptables. Un bon mod\u00e8le de notes de frais pr\u00e9voit ainsi un <strong>espace pour les informations obligatoires et un autre pour les d\u00e9penses particuli\u00e8res<\/strong> qui n\u00e9cessitent plus de pr\u00e9cisions. Bien r\u00e9alis\u00e9, un mod\u00e8le de notes de frais vous permet de produire des documents conformes aux attentes de l\u2019administration fiscale et vous certifie de r\u00e9pondre aux exigences l\u00e9gales.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Mod\u00e8le de note de frais&nbsp;: trois imp\u00e9ratifs pour l\u2019utiliser<\/h3>\n\n\n\n<p>Un mod\u00e8le de note de frais doit r\u00e9pondre \u00e0 des obligations qui garantissent la r\u00e9alit\u00e9 des informations, notamment en cas de contr\u00f4le. Veillez \u00e0 utiliser votre mod\u00e8le de note de frais en suivant tous les conseils ci-apr\u00e8s &#x1f447;<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16842\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Un mod\u00e8le de note de frais accompagn\u00e9 d\u2019un justificatif<\/h3>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Vos notes de frais Excel doivent toujours s\u2019accompagner d\u2019un justificatif associ\u00e9 \u00e0 celles-ci. Sachez par ailleurs que <strong>ce justificatif peut aussi \u00eatre scann\u00e9,<\/strong> il a d\u00e9sormais la m\u00eame valeur de preuve que le papier.<\/li><li>Le justificatif de note de frais peut aussi prendre plusieurs formes&nbsp;: facture, titre de transport, re\u00e7u\u2026<\/li><li>Notez que sans preuve, aucun remboursement n\u2019est possible.<\/li><li>Avec un bon mod\u00e8le de note de frais, vous pensez automatiquement au justificatif&nbsp;!<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"obligations\">Remboursement des notes de frais&nbsp;: quelles sont les obligations ?<\/h2>\n\n\n\n<p>Un <strong>exemple de notes de frais <\/strong>se compose d\u2019un tableau et doit obligatoirement contenir les informations suivantes&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>L\u2019identit\u00e9 du salari\u00e9 (nom, pr\u00e9nom, matricule, mail, t\u00e9l\u00e9phone)<\/li><li>L\u2019adresse de l\u2019entreprise<\/li><li>La date de la demande de remboursement<\/li><li>La date de la d\u00e9pense<\/li><li>Le montant de la d\u00e9pense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)<\/li><li>La nature de la d\u00e9pense<\/li><li>Le moyen de paiement<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Tout mod\u00e8le de note de frais qui ne contiendrait pas ces informations est nul et non avenu.<\/p>\n\n\n\n<p>Le co\u00fbt de traitement d\u2019une note de frais s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 53&nbsp;\u20ac pour une entreprise (selon une \u00e9tude de la Global Business Travel Association).<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"depensesparticulieres\">Des d\u00e9tails suppl\u00e9mentaires attendus sur le mod\u00e8le de note de frais pour les d\u00e9penses particuli\u00e8res<\/h2>\n\n\n\n<p>Il arrive que des d\u00e9penses n\u00e9cessitent de <strong>donner plus d\u2019informations afin de faciliter les v\u00e9rifications,<\/strong> telles que&nbsp;:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les notes de frais repas. Elles doivent \u00eatre justifi\u00e9es \u00e0 deux niveaux.<ul><li>Ajouter une colonne &#8220;motif de l\u2019invitation&#8221;.<\/li><\/ul><ul><li>Ajouter une colonne avec le nom de chaque invit\u00e9. Cela \u00e9vite notamment les doublons de note de frais plus ou moins involontaires.<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les notes de frais d\u2019h\u00f4tel sont soumises \u00e0 des restrictions tr\u00e8s claires.<ul><li>Elles sont remboursables uniquement si le salari\u00e9 est \u00e0 plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est \u00e0 plus d\u20191h30 de trajet en transports en commun.<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Les notes de frais kilom\u00e9triques sont celles qui entra\u00eenent le plus d\u2019abus. Il faut donc demander des pr\u00e9cisions sur le mod\u00e8le de note de frais, notamment sur le lieu de d\u00e9part et d\u2019arriv\u00e9e, qui permet une v\u00e9rification rapide du kilom\u00e9trage parcouru v\u00e9ritablement.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Motif du d\u00e9placement&nbsp;;<ul><li>Lieu de d\u00e9part et d\u2019arriv\u00e9e&nbsp;;<\/li><\/ul><ul><li>Kilom\u00e9trage total&nbsp;;<\/li><\/ul><ul><li>Puissance fiscale du v\u00e9hicule.<\/li><\/ul><\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"modeleexcel\">Note de frais&nbsp;: le mod\u00e8le Excel<\/h2>\n\n\n\n<p>Pour gagner en efficacit\u00e9, vous pouvez cr\u00e9er un mod\u00e8le adapt\u00e9 \u00e0 vos besoins qui tient compte de la politique de d\u00e9penses et d\u2019achats, propre \u00e0 votre entreprise, ainsi que du type de d\u00e9penses de vos collaborateurs. Par exemple, il est possible de d\u00e9finir un mod\u00e8le de notes de frais sp\u00e9cifique aux d\u00e9placements professionnels an ajoutant un espace destin\u00e9 aux frais kilom\u00e9triques, dont le calcul n\u00e9cessite des formules plus complexes. Gr\u00e2ce aux formules pr\u00e9-rentr\u00e9es dans le mod\u00e8le Excel, vous limitez les erreurs et permettez \u00e0 vos collaborateurs de gagner du temps dans la saisie des d\u00e9penses.<\/p>\n\n\n\n<p>Simplifiez-vous la saisie des donn\u00e9es comptables en utilisant notre mod\u00e8le de note de frais Excel sp\u00e9cifique \u00e0 vos notes de frais et commun pour tous vos salari\u00e9s. Gagnez ainsi du temps et soyez sereins sur la conformit\u00e9 de vos documents comptables.<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\">T\u00e9l\u00e9charger notre mod\u00e8le de notes de frais<\/a><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16842\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">&nbsp;<\/h2>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"digitaliserndf\">Mod\u00e8le de note de frais, application de notes de frais\u2026 un pas vers la digitalisation&nbsp;?<\/h2>\n\n\n\n<p>L\u2019utilisation d\u2019un <strong>mod\u00e8le de note de frais <\/strong>n\u2019est qu\u2019une premi\u00e8re \u00e9tape pour fluidifier et optimiser la gestion des notes de frais. Nous savons tous que la ressaisie peut \u00eatre g\u00e9n\u00e9ratrice d\u2019erreurs comptables. Pour gagner un temps consid\u00e9rable, remplacez Excel par un outil de gestion en ligne et mobile avec, non pas un mod\u00e8le de note de frais, mais un syst\u00e8me automatis\u00e9 et intelligent.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">Les avantages de la digitalisation des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Un gain consid\u00e9rable de temps&nbsp;<\/h4>\n\n\n\n<p>Gr\u00e2ce \u00e0 la digitalisation, gagnez du temps sur la cr\u00e9ation et le traitement de vos notes de frais. Vous n\u2019y croyez pas&nbsp;? La cr\u00e9ation d\u2019une note de frais prend entre 20 minutes \u00e0 1 heure par collaborateur. Selon la taille de votre entreprise et le nombre de vos collaborateurs, la digitalisation de vos notes de frais peut ainsi all\u00e9ger le travail de vos services comptables.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Une r\u00e9duction des risques d\u2019erreurs&nbsp;et de fraudes&nbsp;<\/h4>\n\n\n\n<p>Les risques d\u2019erreurs sont nombreux lors de la cr\u00e9ation de notes de frais. Il faut \u00eatre particuli\u00e8rement rigoureux pour ne pas se tromper entre les diff\u00e9rents taux de TVA applicables ou, \u00e0 l\u2019inverse, ne pas oublier les produits qui en sont exon\u00e9r\u00e9s. Par ailleurs, en fonction du volume de documents trait\u00e9s, <strong>il arrive que<\/strong> <strong>certaines erreurs soient malencontreusement valid\u00e9es lors d\u2019un contr\u00f4le<\/strong>. Un autre risque est que certains salari\u00e9s profitent de cette faille pour faire passer des frais personnels en frais professionnels. Aujourd\u2019hui, le montant des notes de frais pour les entreprises fran\u00e7aises s\u2019\u00e9l\u00e8ve \u00e0 11 milliards d\u2019euros par an. Selon l\u2019Institut Fran\u00e7ais de la Pr\u00e9vention de la Fraude, <strong>89% des cas de fraude en entreprise sont en lien avec les notes de frais.<\/strong> Les entreprises ont donc tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 <strong>s\u00e9curiser la gestion des notes de frais<\/strong> si elles souhaitent r\u00e9duire leur taux de fraude. Une solution digitale de gestion de notes de frais garantit une tra\u00e7abilit\u00e9 des frais engag\u00e9s et de la transparence, limitant ainsi la fraude par ses utilisateurs.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">&nbsp;<\/h4>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Une solution durable avec un objectif 0 papier<\/h4>\n\n\n\n<p>La digitalisation des notes de frais pr\u00e9sente aussi l\u2019avantage de s\u2019inscrire dans une d\u00e9marche qui respecte l\u2019environnement. En rempla\u00e7ant toutes les notes de frais imprim\u00e9es par des documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s, elle permet de <strong>r\u00e9duire la consommation de papier de votre entreprise et donc de limiter votre empreinte carbone<\/strong>. Outre le fait de simplifier votre gestion, la digitalisation des notes de frais peut aussi servir \u00e0 <strong>appuyer les valeurs que d\u00e9fend votre entreprise<\/strong>. L\u2019objectif 0 papier est ainsi de plus en plus vis\u00e9 par les entreprises, notamment celles qui cherchent \u00e0 mettre en place une politique RSE.<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h4 class=\"has-text-align-center wp-block-heading\">&#x1f525; Lire aussi&nbsp;: <a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/blog\/rse-demarche-0-papier\/\">Comment opter pour une d\u00e9marche 0 papier ?<\/a> &#x1f525;<\/h4>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Vers plus de s\u00e9curit\u00e9<\/h4>\n\n\n\n<p>La digitalisation permet <strong>l\u2019archivage \u00e0 valeur probante des notes de frais<\/strong>, c\u2019est \u00e0 dire le stockage et la restitution automatique de toutes les donn\u00e9es sur une p\u00e9riode de 10 ans. Vos documents sont donc archiv\u00e9s en toute s\u00e9curit\u00e9, ce qui vous prot\u00e8ge en cas de contr\u00f4le de l\u2019URSSAF.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">N2F, une solution pour vous \u00e9viter la corv\u00e9e des notes de frais<\/h3>\n\n\n\n<p>Un mod\u00e8le de note de frais sur Excel peut \u00eatre un bon \u00e9l\u00e9ment de d\u00e9part afin de fluidifier la cr\u00e9ation des notes de frais. Cela vous permettra de r\u00e9duire les risques d\u2019erreurs li\u00e9s aux notes de frais et d\u2019harmoniser consid\u00e9rablement vos documents. N\u00e9anmoins, \u00e0 plus long terme il peut \u00eatre int\u00e9ressant <strong>d\u2019\u00e9voluer vers un syst\u00e8me de gestion des notes de frais automatique et digitalis\u00e9 <\/strong>pour faciliter la gestion des d\u00e9penses en entreprise. L\u2019application N2F est une solution en ligne et mobile qui g\u00e8re vos notes de frais par scan et par envoi automatique au service comptable. Remontez ainsi facilement toutes les donn\u00e9es sans risque d\u2019erreurs&nbsp;!<\/p>\n\n\n\n<p>Vous cherchez un logiciel de gestion de notes de frais&nbsp;? <a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/demo\/?utm_source=blog\">R\u00e9servez votre d\u00e9mo personnalis\u00e9e.<\/a><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full\"><a href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/fr\/nos-ressources\/modele-note-de-frais\/\"><img data-recalc-dims=\"1\" loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"720\" height=\"231\" src=\"https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=720%2C231&#038;ssl=1\" loading=\"lazy\" alt=\"\" class=\"wp-image-16842\" srcset=\"https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?w=1024&amp;ssl=1 1024w, https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=300%2C96&amp;ssl=1 300w, https:\/\/i0.wp.com\/sandbox.n2f.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2023\/01\/CTAs-blog-8.png?resize=768%2C247&amp;ssl=1 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 720px) 100vw, 720px\" \/><\/a><\/figure>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Entre le temps pass\u00e9 par les collaborateurs \u00e0 traiter leurs notes de frais, un calcul erron\u00e9 de la TVA, une erreur de justificatif\u2026 Les mauvaises&#8230;<\/p>\n","protected":false},"author":4,"featured_media":376,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[887,9],"tags":[923,31,16],"ppma_author":[714],"class_list":["post-374","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-boite-a-outils","category-comptabilite-n2f","tag-modele","tag-notes-de-frais","tag-remboursement"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v25.5 (Yoast SEO v26.1.1) - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Mod\u00e8le de note de frais \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"La team N2F met \u00e0 votre disposition un mod\u00e8le de note de frais gratuit sur Excel et pr\u00eat \u00e0 l\u2019emploi. Un mod\u00e8le de note de frais doit r\u00e9pondre \u00e0 des obligations qui garantissent la r\u00e9alit\u00e9 des informations, notamment en cas de contr\u00f4le. Il n&#039;est pas rare de constater que des erreurs ont \u00e9t\u00e9 commises. Voici celles \u00e0 ne pas commettre et les solutions que N2F vous propose.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/sandbox.n2f.com\/blog\/modele-note-de-frais\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"fr_FR\" \/>\n<meta property=\"og:type\" content=\"article\" \/>\n<meta property=\"og:title\" content=\"Mod\u00e8le de note de frais \u00e0 t\u00e9l\u00e9charger\" \/>\n<meta property=\"og:description\" content=\"La team N2F met \u00e0 votre disposition un mod\u00e8le de note de frais gratuit sur Excel et pr\u00eat \u00e0 l\u2019emploi. 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