{"id":3347,"date":"2021-04-16T14:22:39","date_gmt":"2021-04-16T12:22:39","guid":{"rendered":"http:\/\/loki.cmre.fr:8002\/?p=3347"},"modified":"2024-02-20T16:52:57","modified_gmt":"2024-02-20T15:52:57","slug":"strumenti-semplificare-gestione-note-spese","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/sandbox.n2f.com\/blog\/it\/strumenti-semplificare-gestione-note-spese\/","title":{"rendered":"Grandi e medie imprese: quali strumenti per semplificare la gestione delle note spese aziendali ?"},"content":{"rendered":"\n

La gestione delle note spese aziendali \u00e8 particolarmente laboriosa e dispendiosa. La creazione di una nota spese e l\u2019inserimento delle relative spese richiedono molto tempo, il costo pu\u00f2 rapidamente ammontare a varie decine di euro e il rischio di errori ed imprecisioni pu\u00f2 essere importante. La digitalizzazione dei giustificativi di spesa permette di ottimizzare e semplificare l\u2019intero processo.<\/p>\n\n\n\n

Sorgono diverse domande: quali sono i svariati strumenti per digitalizzare la gestione delle note spese ? Perch\u00e9 farlo ? Che ne \u00e8 del quadro giuridico ? Come scegliere il software giusto ? Vi diciamo tutto !<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

I vari strumenti per l\u2019ottimizzazione e la semplificazione della gestione delle note spese<\/h2>\n\n\n\n

Prima di tutto ci sono software installati sulla rete interna dell\u2019azienda. Questa soluzione \u00e8 piuttosto obsoleta, non offre molta flessibilit\u00e0 perch\u00e9 l\u2019accessibilit\u00e0 online non \u00e8 possibile da qualunque postazione, i dipendenti devono in effetti essere collegati al network aziendale.<\/p>\n\n\n\n

Oggigiorno, gli strumenti di gestione delle note spese si stanno trasformando in compagni di viaggio. I dipendenti possono utilizzare alcune applicazioni Cloud che hanno il vantaggio di essere accessibili da qualsiasi tipo di devices e luogo, contrariamente ai software sopra citati.<\/p>\n\n\n\n

Esiste poi una soluzione pi\u00f9 moderna che sembra essere la pi\u00f9 adatta: un’APP mobile abbinata ad un software<\/strong>. \u00c8 conveniente a chi percorre chilometri ed \u00e8 spesso in viaggio. Grazie all\u2019applicazione dotata di scansione intelligente e istantanea, ogni utente deve solamente scattare una foto della sua ricevuta o scontrino al fine di registrare le sue note spese. Tutti i dati vengono estratti automaticamente della foto e sono messi in evidenza per facilitare il reperimento.<\/p>\n\n\n\n

Come avrete capito, la nota spese non viene pi\u00f9 eseguita solo sul computer. L\u2019ingresso dello smartphone nel processo permette di snellire la gestione delle note.<\/p>\n\n\n\n

Perch\u00e9 digitalizzare questo processo utilizzando le nuove tecnologie ?<\/h2>\n\n\n\n

Prima di tutto, la dematerializzazione permette di non dover pi\u00f9 conservare<\/strong> i giustificativi cartacei. Basta perdere scontrini ! Adesso, si deve solo scattare una foto e l\u2019applicazione conserva tutti i dati necessari. \u00c8 la soluzione che permette di eliminare definitivamente la carta dal processo e ridurre i rischi di frodi ed errori. Ad esempio, diventa impossibile concedere un rimborso due volte per la stessa spesa e il sistema trasmette un avviso se la spesa \u00e8 fatta durante il week end, un giorno festivo o un giorno di assenza del collaboratore.<\/p>\n\n\n\n

Grazie alla digitalizzazione, le note spese possono essere generate in tempo reale e l\u2019amministrazione riceve immediatamente i dati. Il flusso approvativo e di convalida \u00e8 ridotto al minimo ed \u00e8 totalmente trasparente. Questo permette di evitare situazioni di ritardi a fine mese e di semplificare il compito del reparto contabilit\u00e0. I rimborsi vengono effettuati pi\u00f9 velocemente, e di conseguenza, i dipendenti sono pi\u00f9 soddisfatti.<\/p>\n\n\n\n

Non dimentichiamo di menzionare il grande risparmio di tempo che offre una gestione digitale delle note spese. I dipendenti non devono pi\u00f9 inserire tutte le loro note spese in un foglio Excel, i manager possono controllare l\u2019accuratezza della nota e il reparto contabilit\u00e0 e amministrazione pu\u00f2 beneficiare dei controlli automatici non dovendo pi\u00f9 verificare le informazioni dal cartaceo.<\/p>\n\n\n\n

La dematerializzazione delle note consente di centralizzare tutti i documenti giustificativi in modo sicuro e in totale conformit\u00e0 con i requisiti dell\u2019amministrazione fiscale<\/strong>. Non c\u2019\u00e8 bisogno di preoccuparvi, in caso di controllo, tutti i documenti necessari sono a portata di mano e facilmente accessibili.<\/p>\n\n\n\n

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\"richiedi<\/a><\/figure><\/div>\n\n\n

Il quadro giuridico della digitalizzazione delle note spese<\/h2>\n\n\n\n

La dematerializzazione dei giustificativi<\/strong> di spesa solleva une serie di domande, tra le altre, quella del suo quadro giuridico. Esistono normative specifiche che inquadrano e autorizzano la digitalizzazione del processo.<\/p>\n\n\n\n

I due atti importanti sono i seguenti: Il Codice dell\u2019Amministrazione Digitale<\/a> che riunisce le norme riguardanti l\u2019informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese, e il decreto ministeriale 17 giugno 2014<\/a> sulle modalit\u00e0 di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.<\/p>\n\n\n\n

Nel 2017, l\u2019Agenzia delle Entrate ha esaminato la questione e ha confermato che i giustificativi di spesa digitalizzati hanno validit\u00e0 legale secondo la legge italiana. Affinch\u00e9 siano ritenute valide, le note spese devono possedere le caratteristiche della immodificabilit\u00e0, integrit\u00e0 ed autenticit\u00e0.<\/p>\n\n\n\n

La scelta del software giusto, una decisione essenziale<\/h2>\n\n\n\n

La scelta del software \u00e8 a volte sottovalutata ma non dovrebbe mai essere una decisione da prendere alla leggera. Scegliere il giusto strumento \u00e8 essenziale e richiede la valutazione di diverse criteri.<\/p>\n\n\n\n

Prima di tutto, il software deve essere abbinato ad un\u2019applicazione mobile con funzione OCR. Come abbiamo detto sopra, questo \u00e8 essenziale per portare a termine il processo di dematerializzazione.<\/p>\n\n\n\n

Il software deve poi essere personalizzabile in base alle esigenza dell\u2019azienda e non il contrario.<\/p>\n\n\n\n

Un software si dimostrer\u00e0 efficace se ottimizza le verifiche amministrative e permette di controllare l\u2019andamento del processo grazie ad un modulo di reportistica integrato<\/strong>. \u00c8 in effetti essenziale avere una visione globale delle vostre spese, per esempio grazie alla possibilit\u00e0 di classificarle o di ottenere grafici o report personalizzati. In un attimo, potete riunire i dati, analizzarli e sintetizzarli.
Ricordatevi anche di verificare che il software calcoli automaticamente l\u2019IVA recuperabile secondo le disposizioni di legge.<\/p>\n\n\n\n

Inoltre, il software deve consentire di semplificare la verifica da parte del reparto amministrativo grazie ai controlli automatizzati che evidenziano eventuali errori o problemi. Riguardo la contabilit\u00e0, il software deve poter generare le scritture contabili ed esportare i dati nel gestionale in modo automatico.<\/p>\n\n\n\n

Infine, \u00e8 importante avere a disposizione un servizio clienti di qualit\u00e0 per ascoltare e rispondere con attenzione alle vostre richieste in modo da fornirvi un supporto reale e una soluzione adatta alle vostre esigenze. Un problema ? Una domanda ? Dovete poter contare su un team disponibile e competente.<\/p>\n\n\n\n

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\"WHITE<\/a><\/figure>\n\n\n\n

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Liberatevi dallo stress e dal calvario delle note spese con N2F, un’APP completa che si adatta a voi, non viceversa ! Un software di gestione della note spese che garantisce una digitalizzazione dell\u2019intero processo senza preoccupazioni e in piena sicurezza.<\/p>\n\n\n\n

N2F diventer\u00e0 vostro alleato, di sicuro  !<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

La gestione delle note spese aziendali \u00e8 particolarmente laboriosa e dispendiosa. La creazione di una nota spese e l\u2019inserimento delle relative spese richiedono molto tempo, il costo pu\u00f2 rapidamente ammontare a varie decine di euro e il rischio di errori ed imprecisioni pu\u00f2 essere importante. 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